WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами.

Схема обігу вхідних та внутрішніх документів представлена в Додатку 6.

Слід детальніше зупинитися на організації електронного архіву в нашій організації. Оскільки в моделі документообігу виділяються 2 види зберігання даних: оперативне і довгострокове, то для роботи з інформацією створені різні види сховищ. Для оперативного зберігання головною є швидкість доступу, оскільки в оперативному "секторі" звичайно зберігаються документи, що знаходяться в роботі. Оперативне зберігання проводиться за допомогою RAID-масивів. Вони є способом організації декількох жорстких дисків, коли інформація автоматично записується одночасно на декілька дисків. При виході з ладу одного або декількох накопичувачів інформація відновлюється з резервного. А для довготривалого зберігання великих об'ємів інформації застосовуються архівні бібліотеки на основі CD або DVD-пристроїв.

Електронний архів Дубенської адміністрації характеризується масштабністю, що забезпечує зберігання необмеженої кількості документів і доступ необмеженої кількості користувачів, можливість побудови територіально розподілених архівів на різних типах носіїв, що достатньо зручно, оскільки він має складну структуру організації; універсальний, призначений для користувача інтерфейс; можливістю підключення до архіву через Інтернет-з'єднання; можливістю зберігання будь-яких форматів електронних документів, включаючи текстові, графічні, аудіо і відео; реєстрацією всіх операцій, що виконуються користувачами архіву, можливість отримання статистичних звітів. А також володіє спеціальним клієнтським розширенням, яке дозволяє безпосередньо зберігати документи в архіві з програм Microsoft Office, а також зберігати атрибути файлів у вигляді атрибутів картки.

Така організація електронного документообігу в цілому дозволяє Дубенській адміністрації вирішити комплекс завдань, які необхідно вирішувати в процесі повсякденної роботи. При такій організації електронний документообіг не просто частково, а повністю захищений, за допомогою такої організації збільшилося раціональне використання людського ресурсу, що допомогло в свою чергу вірно збудувати модель управління, досягаючи поставлених завдань.

2.3 Практична реалізація електронного документообігу на прикладі Дубенської адміністрації

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в ДА та її підрозділах, засобом підвищення ефективності та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, що автоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Програмно-технічні засоби автоматизації діловодних процесів сумісні і передбачають їх об'єднання в єдину корпоративно-обчислювальну мережу Дубенської адміністрації. З метою інтегрування документального середовища в єдиний інформаційний простір АІС "Адміністрація", а також оптимізації завантаження технічних засобів, запобігання їх простою, використовуються обчислювальні інформаційні мережі та технологія "клієнт-сервер". Комплекс програмно-технічних засобів Підсистеми діловодства та контролю АІС "Адміністрація" забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронному вигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного урядування. Керівництво Адміністрації та її підрозділів несе відповідальність за ефективність та дотримання посадовими особами правил використання засобів автоматизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правил користування в межах їх службових обов'язків програмно-технічними засобами АІС "Адміністрація".

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства "Документ" (далі – БДД "Документ") Дубенської адміністрації, відповідних відомостей про цей документ.

Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату ДА та призначені для опрацювання, здійснюється в загальному відділі Управління справами спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу.

Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в БДД "Документ" центрального функціонального вузла Автоматизованої інформаційної системи Дубенської адміністрації (далі – АІС "Адміністрація").

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються у БА, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД "Документ" згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі БДД "Документ" документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС "Адміністрація".

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі Управління справами. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка (Додаток 7). Склад обов'язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проектно-технічною документацією АІС "Адміністрація". До центрального банку даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які надійшли та зареєстровані у ДА.

Інформаційний фонд БДД "Документ" забезпечує працівників відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі користувачі підсистеми діловодства та контролю мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора БДД "Документ" отримати необхідну їм інформацію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою.

При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД "Документ", а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначенням свого прізвища та дати отримання документу.

Основною одиницею обліку в системі є РК (реєстраційна картка) документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку (Додаток 6). При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці "Надійшли"), або прийняті співробітником до виконання (у папці "На виконанні"), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці "На контролі").

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.


 
 

Цікаве

Загрузка...