WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;

- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;

- наявність на документах відмітки про додатки.

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія (Додатки 3, 4).

До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. Електронні вихідні документи обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).

У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Схема обігу вихідних документів представлена в Додатку 5.

Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Склад комісії з . . . . . затвердити" (додаток 1)

або

"Заходи щодо . . . . . затвердити" (додаток 1).

Додатки до розпоряджень голови адміністрації підписуються керівником апарату адміністрації, до наказів, листів - керівниками підрозділів, які вносять документ, - а у разі їх відсутності - посадовими особами, які виконують їхні обов'язки.

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2007 р.

на 12 арк., 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у двох прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: пропозиції голови Бориспільської райдержадміністрації

від 25.07.2008 та додаток до них, всього на 6 арк.

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк. [29, с. 61]

Електронна робота з внутрішньою документацією складається з таких етапів, виділених Н.А. Лисенко [29, с. 62]:

1. Отримання вказівки на розробку

2. Підготовка проекту документа

3. Узгодження (візування)

4. Реєстрація в підрозділі

5. Передача адресату

6. Відмітка про доставку

7. Видача (оформлення) резолюцій

8. Постановка на контроль

9. Звіт про виконання

10. Направлення документа в справу, поточне і архівне зберігання.

Робота з внутрішньою документацією проводиться тільки в електронному вигляді і з електронними файлами документів і починається з моменту отримання вказівки на розробку документа або у разі виникнення необхідності відповісти на одержану кореспонденцію. Отримання завдання проводиться аналогічним чином, описаним вище. Слід додати, що в автоматизованій системі, встановленій в адміністрації, існує управління робочим часом користувача. Система забезпечує інтеграцію Off-line робочого місця виконавця завдання з планувальником Microsoft Outlook. У разі ухвалення завдання в роботу в персональному планувальнику виконавця фіксується завдання Microsoft Outlook (тема - тема завдання, тіло, коментарі до завдання і посилання на повідомлення - завдання), повідомлення переміщається в спеціальну теку "В роботі". Даному завданню призначається нагадування на дату за день до закінчення завдання.

Користувач також має можливість відкласти завдання до певної дати (часу), в цьому випадку в планувальнику формується нагадування на час, який користувач може вказати при відкладанні завдання, повідомлення переміщається в теку "Відкладені". При завершенні завдання відповідні Task (завдання) і reminder (нагадування) видаляються. При зміні статусу з "відкладено" "в роботі" видаляється відповідно reminder.

В ході роботи над проектом документа можуть знадобитися раніше створені документи або раніше одержана кореспонденція. Для вирішення даного питання автоматизована система, встановлена в Дубенській адміністрації, забезпечує засоби пошуку і побудови звітів. При необхідності можна здійснювати пошук за значеннями атрибутів картки, включаючи атрибути табличних розділів, за реквізитами документа, пошук з урахуванням морфології, а також можливо здійснення повнотекстових запитів по вмісту карток документів і файлів. Є можливість визначити тип карток, що включаються в пошуковий фільтр. Підсистема звітності (віртуальних тек) дозволяє пов'язати з пошуковим фільтром форму представлення звіту (визначити колонки уявлень, їх заголовки, способи угрупування і сортування даних). Після пошуку відбувається організація ієрархії звітів. Будь-який звіт може бути експортований в Microsoft Excel або роздрукований.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в адміністрації, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов'язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення – реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа. Індекси структурних підрозділів на наступний рік надаються Управлінням справами відповідно до затверджених штатних розписів центрального апарату Дубенської міської адміністрації та підпорядкованих їй структурних підрозділів.

При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.

До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

Loading...

 
 

Цікаве