WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

Слід пам'ятати про введення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, який повинен мати спеціальну вишу освіту за фахом "Документознавець, організатор діловодства". Раціональна організація документаційного забезпечення діяльності суб'єкта потребує достатньої кількості працівників цієї служби. Основними факторами, які визначають кількість та склад працівників служби, є обсяг документообігу (тобто кількість документів, що складаються, отримуються та опрацьовуються за рік), загальна кількість працівників суб'єкта та ступінь автоматизації і механізації опрацювання інформації та документів [8, 20].

Основу раціональної організації будь-якої роботи, а також з документаційного забезпечення становить чіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями. Чітке знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяє правильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій. Розподіл праці закріплюється посадовими інструкціями, в яких визначено його організаційно-правове положення в структурному підрозділі.

Посадова інструкція розробляється на базі кваліфікаційного довідника посад службовців, типових посадових інструкцій та конкретних потреб даного робочого місця. Чим чіткіше буде розроблена посадова інструкція, тим легше організувати виконання конкретної роботи. В інструкції слід включати і методику роботи, тобто не тільки що робити, але і як виконувати ті або інші види робіт.

Індивідуальна посадова інструкція — важливий та відповідальний документ, який організаційно та методично визначає роботу співробітника. Інструкція складається з розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність, оцінка роботи. Всі розділи інструкції повинні бути чіткими, ясними, виключаючи двояке розуміння.В загальній частині перелічуються основні завдання даної посадової особи, порядок її приймання та звільнення, професіональні вимоги до неї (освіта, стаж роботи), її безпосередня підлеглість та нормативні документи, якими вона керується в роботі.

В розділі "Функції" вказується конкретна ділянка роботи, закріплена за даним співробітником, та перелічуються всі види робіт, що виконуються ним. Наприклад, на працівника покладено формування справ та організація поточного зберігання документів. Виконання цієї функції здійснюється такими видами робіт: перевіркою наявності позначки про виконання документа, підшиванням документа до справи відповідно до номенклатури справ, організацією зберігання справ у шафі, видачею в тимчасове користування документів і справ, оформлення обкладинок справ до передачі в архів установи.

В розділі "Обов'язки" викладається порядок виконання робіт, терміни і методи виконання кожної операції. Скажімо, якщо працівник проводить реєстрацію документів, то в інструкції повинен бути детально описаний поділ документів на реєстровані та нереєстровані, занесення кожного реквізиту реєстраційної картки та кількість екземплярів картки, куди який екземпляр надійде тощо. Також зазначається форма реєстраційної картки.В розділі "Права" викладені права працівників, якими вони користуються при виконанні своїх функцій.

У розділі "Взаємовідносини" вказується, коли, від кого і в якому вигляді працівник повинен одержати інформацію та документи, передати, з ким погодити. Посадова інструкція завершується розділом "Оцінка роботи", де подаються критерії, що дозволяють оцінити виконання працівником своїх функцій (в основному якість та своєчасність роботи). В цьому ж розділі вказується відповідальність, яку працівник несе у випадку несумлінного ставлення до своїх обов'язків. Посадова інструкція затверджується керівником структурного підрозділу, в якому працює даний співробітник. Основним нормативним документом, що визначає роботу з документаційного забезпечення в суб'єкті є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в кожному суб'єкті чи об'єкті. Розробляється інструкція на основі загальнодержавних нормативних документів: ГОСТів, Основних правил роботи відомчих архівів, державних стандартів та уніфікованої системи документації, методичних матеріалів архівних органів, відомчих правил. Нині відомства складають типові інструкції з діловодства в цілому або з якоїсь його окремої частини (номенклатура справ, оформлення документів, організація контролю тощо) для всієї групи однорідних суб'єктів чи об'єктів.

1.3. Проблеми в ході організації документаційного забезпечення

установи

Головна мета служби діловодства — це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень інформації. Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Справочинством займаються працівники з низьким рівнем оплати, випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в цих службах. Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вищу освіту й призвані по суті вирішувати питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу не на властиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

Підбором інформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець – документознавець, інформаційний аналітик. Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об'єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп'ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління — досконале документно-інформаційне обслуговування прийняття управлінських рішень. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір документів, за якість опрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін. Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язків його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне. Їх основні функціональні обов'язки — разом з основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу релевантної інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю і перевірці завдань і розпоряджень вищого керівництва. Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації документно- інформаційної сфери.

Існують особливості документаційного забезпечення управління підприємствами та установами:

  • це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, в сучасному світі. Це носій різноманітної інформації і канал соціальної комунікації, засіб збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, це й об'єкт охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав. Основи документоведення — невід'ємна складова досконалості як державного управління, так і будь-якого приватного підприємництва.

  • це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації.

Створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а й посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж. Враховуючи ті обставини, що розвиток сучасної комп'ютерної техніки орієнтований на високопрофесійного користувача й не потребує ґрунтовної інженерної освіти, комп'ютерно-технологічний блок обмежується вивченням основ комп'ютерних мереж та телекомунікаційних технологій, системного аналізу інформаційних процесів прикладного програмного забезпечення, основ проектування баз даних, Internet-технологій та ресурсів в діловодстві та сучасного електронного документообігу.

Loading...

 
 

Цікаве