WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

Контроль за виконанням документів включає:

  • постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів;

  • облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

  • обов'язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

  • систематизацію нагляду за виконанням документів;

  • вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

  • підвищення трудової дисципліни виконавців.

Щоденно за картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику. У випадку подовження терміну виконання, у контрольній картці проставляється відповідна відмітка.

Контроль може здійснюватись у формах:

  • суцільного контролю – за виконанням усіх документів;

  • спеціального контролю – за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

Комп'ютеризація документаціного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп'ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об'єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп'ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

  • єдина система класифікації і кодування;

  • автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;

  • уніфікація, спрощення і типізація документації;

  • автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

На комп'ютерній основі можуть розв'язуватись і багато інших задач, особливо з контролю і аналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничих програм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельності виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих і методологічних положень здійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку яких практично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойно облікових задач. Серед задач маркетингової діяльності необхідно виділити формування і аналіз даних про продукцію конкурентів, визначення номенклатури і обсягів конкурентоспроможної власної продукції, ціновий моніторинг ринку товарів, прогнозування прибутку і ін.

Важливим в рамках забезпечення документообороту підприємства є визначення точності, попередження заздалегідь та поточного попередження. Дані параметри системи документаційного забезпечення описують якісні критерії функціонування системи та визначають вимоги до неї.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа.

Документ вважається виконаним, коли всі поставлені питання розв'язані та автору чи відповідному органу надіслана відповідь [16, 145]. Лише у цьому випадку документ знімається з контролю, про що у контрольній картці робиться відповідна відмітка:

  • відправлення документів охоплює операції з реєстрації документів у журналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті) адреси, вкладання документів у пакети, заклеювання, проставлення вартості відправлення, складання реєстру та здачу кореспонденції у відділення зв'язку;

  • збереження документів – завершальна стадія діловодства, завданням якої є систематизація, забезпечення збереження та можливості використовувати їх повторно у процесі управління.

1.2. Механізм здійснення документаційного забезпечення установи

Розвиток архівної інформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лише вимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментом єдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберігання та використання архівних ресурсів України.

Згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", систему архівних установ України утворюють [1]:

  • Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України;

  • центральні державні архіви;

  • галузеві державні архіви;

  • державні архівні установи Автономної Республіки Крим;

  • місцеві державні архівні установи; архівні підрозділи самостійних наукових установ, державних музеїв і бібліотек;

  • архівні підрозділи державних органів, підприємств і організацій.

Національний архівний фонд України — складова вітчизняної та світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства налічує понад 55 млн. одиниць зберігання на паперовій основі, кіно-, фотодокументів, науково-технічної документації. Обсяги фондів швидко зростають.

Інформатизація архівної справи та актуалізація документних ресурсів України дає змогу на якісно новому рівні вирішити питання науково-інформаційного забезпечення функціонування держави, привести його у відповідність до міжнародних норм і цим самим сприяти входженню України у світове товариство та міжнародний інформаційний простір. На сьогодні став реальністю перехід від автоматизованої інформаційно-пошукової системи до інформаційних систем з інтелектуалізованими можливостями завдяки насиченню ринку потужною комп'ютерною технікою та новітнім програмним забезпеченням [17, 54].

Отже, технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справа залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп'ютерних систем і мереж.

За межами проблеми залишаються питання автоматизації архівних функцій, в тому числі питання формування масивів даних і доступу до інформації. Створення національної архівної інформаційної мережі із залученням сучасних комп'ютерних технологій уможливить забезпечення інформатизації архівної справи.

Під інформатизацією архівної справи розуміємо комплексну систему організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних і методичних основ функціонування архівної справи на базі взаємопов'язаних інформаційних технологій, формування національних архівних інформаційних ресурсів, створення мережі локальних і централізованих БД і національної інформаційної системи архівів, що дають змогу виконати поставлені перед ними завдання.

Loading...

 
 

Цікаве