WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

В архітектурі сховищ даних передбачається, що один сервер може працювати як клієнт по відношенню до другого. Така технологія дає змогу організувати оброблення інформації таким чином, що доступ до даних, фізично розміщених на різних серверах, для користувача буде аналогічним доступу до даних, розміщених на локальному вузлі, що забезпечує незалежний доступ до даних. Ядром архітектури "клієнт-сервер" при цьому стане СУБД Oracle, що забезпечить можливість підтримки великих БД і одночасну роботу з ними ряду користувачів, а також підтримку користувачів відносно невеликих БД. У корпоративних сховищах даних оновлення та використання даних здійснюватиметься за двома класами систем. Системи одного класу зорієнтовані на операційне (трансакційне) оброблення даних (OLTP — Online Transaction Processing — оперативне трансакційне оброблення). Системі класу OLTP для роботи потрібна лише актуальна на поточний момент інформація, попередні (історичні) відомості нею не використовуються. Тому вона постійно виконує операції оновлення поточних даних, а дані, що втратили актуальність для щоденної роботи, регулярно переносяться до архівів (наприклад, інформація про залишки на клієнтських рахунках). Як наслідок, в OLTP-системах відповідь на запит безпосередньо залежить від часу його подання і містить наявну в базах даних на поточний момент інформацію.

Системи іншого класу орієнтовані на аналітичне оброблення даних (OLAP — Online Analytical Processing — оперативний аналіз даних). Іншими словами, це системи підтримки прийняття рішень. На відміну від OLTP-систем, такі системи нагромаджують інформацію для її ретроспективного аналізу. Природно, що системи класу OLAP вимагають набагато більшого обсягу даних, ніж класу OLTP.

4.2. Системи удосконалення документообігу на підприємствах

Відповідно до наведених вимог розроблюються і впроваджуються системи управління електронними документами і документообігом. В Україні набула поширення система діловодства "ДОКПроф". Вона призначена для автоматизації процесів діловодства в державних установах будь-якого рівня і дає змогу об'єднати розрізнені потоки документів територіально відокремлених установ у єдину систему. При цьому забезпечується централізоване зберігання як електронних образів, так і складних композиційних документів, що дає змогу інтегрувати її в систему управління в державній установі. Робота підприємств підтримується як у режимі on-line, так і у режимі off-line. Система забезпечує гнучке управління документами як за допомогою визначення динамічних маршрутів відпрацьовування документів, так і за допомогою вільного розсилання. Це дає змогу настроїти її під вже існуючу технологію роботи з документами і скоротити час упровадження.

Система "ДОКПроф" складається з трьох функціональних підсистем: структура, допуск, клієнт. У підсистемі "Структура" вирішуються задачі централізованого управління системою в цілому. Підсистема дає змогу задати організаційно-штатну структуру, визначити порядок взаємодії і логічне розміщення підрозділів у системі, вести централізований список користувачів системи.

Підсистема "Допуск" вирішує задачі управління локальними підрозділами. Вона дає змогу сформувати реєстр журналів і документів, характерних для даного підрозділу, розмежувати правила взаємодії посадових осіб і порядок допуску до журналів і документів. Підсистема "Клієнт" уможливлює організацію роботи користувачів у системі відповідно до заданих правил.

У системі "ДОКПроф" кожний документ проходить такі стадії:

  • складання завдання на розроблення проекту документа;

  • розроблення проекту документа;

  • розроблення системи реєстрації документів;

  • зберігання документів в журналі реєстрації;

  • виконання і контроль виконання документів;

  • списання з подальшим збереженням у справі.

Завдання на розроблення проекту документа включає опис вимог до розроблюваного документа, маршрут його руху за жорсткою або зведеною схемою. Виконавець, отримавши завдання, створює проект документа. За потреби користувач може задати маршрут відпрацьовування документа. На етапі роботи з проектом документа виконавець може сформувати доручення на колективне розроблення, ознайомлення, узгоджування, затвердження, підписання проекту документа користувачам, які мають на це відповідні права.

Реєстрацію документів у системі може здійснювати тільки користувач, наділений відповідними правами. Призначення реєстраційних атрибутів і створення контрольно-реєстраційної картки (номер, дата, контрольні терміни виконання та ін.) здійснюються відповідно до інструкції Кабінету Міністрів України № 1153 від 17.10.1997 р.

Система дає змогу автоматизувати процес реєстрації документів як у малому підприємстві, що має одного-двох користувачів з правами на реєстрацію документів, так і у великій компанії з десятками користувачів. При цьому в системі вводиться поняття "супервізор реєстрації" — користувач, керуючий процесом реєстрації документів. "ДОКПроф" уможливлює реєстрацію документів як розроблених усередині системи, так і отриманих ззовні (пошта, факс, E-mail) [25, 165].

Зберігання документів після реєстрації здійснюється в призначеному йому електронному журналі з відповідними атрибутами. Доступ до документа мають користувачі, наділені відповідними правами доступу до визначеного журналу. Система забезпечує атрибутний і контекстно-залежний пошук документів у журналах реєстрації і справах зберігання документів.

Користувачі, що беруть участь у процесі виконання документа, можуть, у свою чергу, сформувати маршрути виконання документа. При цьому система дає змогу переглянути весь ланцюжок виконавців документа й одержати інформацію щодо кожного етапу виконання: терміни, завдання, результат тощо. За фактом виконання доручення виконавець формує доповідь, на підставі якої доручення знімається з контролю або відправляється на доопрацювання користувачем, що сформував це доручення.

По закінченні роботи з документом користувач, який ініціював ланцюжок виконання, заносить у журнал результат виконання документа. Після цього документ може бути перереєстрований в інший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження. Будь-який електронний документ розглядається в додатку як документ із своїми зв'язками. Тобто в будь-якому документі формується система гіперпосилання на документи, з якими він зв'язаний, і завжди існує можливість переглянути дерево зв'язків й здійснити швидкий перехід до необхідного документа [24, 43-44].

Якщо стандартизація технології створення типових модулів і моделей даних є першим архівознавчим напрямом, то другим напрямом, який здійснюється водночас із першим, є створення уніфікованої та стандартизованої архівної термінології, відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення, схем класифікації на предметному рівні.

У зв'язку з тим, що вже на першому етапі інформатизації з'являються можливості для інтеграції даних всієї архівної галузі, розроблення як локальних, так і національної систем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідно орієнтуватися на комп'ютерні технології промислового ґатунку з типовими системами і технологічними модулями, створення системного комп'ютерного комплексу архівної справи (СККДС).

Оскільки на першому етапі основним об'єктом автоматизації має стати облікова інформація рівня фонду, необхідно прийняти рішення про стандартизовану структуру даних та її зміст, розробити формат електронного запису. Важливим завданням у цьому напрямі є вирішення проблем сумісності існуючих і перспективних БД, вихід на БД країн СНД, передусім Росії, країн Балтії та Білорусії, а також європейських країн з метою об'єднання ресурсів "україніки" в зарубіжних архівах, створення мета-БД, налагодження доступу до існуючих БД, копіювання матеріалів, що зберігаються в архівах, передусім Росії, на компакт-дисках.

Структура СККАС, розміщення сукупності БД і сховищ даних архівів відбиває організаційну та функціональну побудову архівної системи, де органічно поєднуються централізація та регіональна самостійність. Для рівня загальнодержавної та національної інформаційних систем інтеграція ресурсів здійснюється на базі інформації НАІС, Фондового каталогу та інших БД, які репрезентують сукупні інформаційні ресурси галузі на найвищому рівні узагальнення. На першому етапі ця інформація створюється на базі існуючого фондового каталогу, даних централізованого комплектування та обліку, що надійшли традиційним шляхом. За тією самою технологією може створюватися й зведений Державний реєстр національного культурного надбання, унікальних документальних пам'яток НАФ України, тоді як повнотекстові ресурси документів формуються й зберігаються в архівах.

Технічне забезпечення СККАС і локальних комп'ютерних мереж архівів складається з web-серверів, CD-ROM-серверів, серверів БД для підтримки електронних БД обліку та НДА, комунікаційних серверів з модемами для здійснення телекомунікаційних зв'язків, робочих станцій для центральних та обласних архівів. Функції серверів виконують комп'ютери типу Pentium відповідної конфігурації. Транспортним середовищем для інтеграції локальних БД пропонується обрати Internet. На серверах багатьох установ, що комп'ютеризують документну інформацію, як загальне програмне забезпечення використовуються операційні системи UNIX та Windows NT, а на робочих станціях — Windows і MS-DOS. Ці операційні системи є найпоширенішими й можуть виконувати свої функції й стосовно архівної інформації. Для здійснення різноманітних функції введення, зберігання та використання інформації необхідні спеціальні технічні засоби: сканери, лазерні принтери, ксерокси, факсимільні апарати, пристрої для записування інформації на CD-ROM, магнітооптичні накопичувачі з перезаписом інформації тощо.

Loading...

 
 

Цікаве