WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

Інформація і зв'язки, бази даних — речі стратегічні, тому стратегічний підрозділ керівник повинен підпорядкувати собі і приділяти йому достатньо уваги. Керівнику важливо усвідомлювати, що інформатизація — це серйозний і довгостроковий процес, а не разова акція. Нема різниці, як цей процес буде здійснюватися — своїми силами чи із залученням зовнішніх консультантів — важливо, щоб він мав достатньо високий пріоритет, щоб керівник займався їм особисто, а не передоручав комусь. Необхідно уніфікувати роботу, навчити людей, усунути різнобій, запровадити певні корпоративні стандарти. Наступний крок — налагодження єдиної системи обліку (персонал установи повинен переконатися у тому, що зміни проводяться поетапно, обмірковано і невідворотно). Чи почати з закупки і впровадження певної корпоративної інформаційної системи(КІС), або спочатку самостійно провести "інформаційну інвентаризацію" підрозділу і навести порядок в облікових регістрах, класифікаторах і довідниках, базах даних — питання, здавалося б, тактичне.

Однак практика свідчить, що розробники серйозних КІС вже мають значний досвід впровадження своїх систем в установах різних галузей. Вони накопичили достатню кількість варіантів вирішення проблем, що часто виникають. Тому нема необхідності "вигадувати велосипед", можна використати накопичений досвід, вибравши з нього те, що більше підходить для певної установи. Для одної установи важливі захищеність даних, швидкість дії і стійкість системи, для іншої — простота засвоєння і використання нової системи, третій необхідна розвинута система підтримки (наявність документації, "гаряча лінія", абонентське і сервісне обслуговування). Адже ціллю інформатизації є не сама інформатизація, а підтримка основної діяльності, ефективна реалізація стратегії установи.КІС дають керівництву принципову можливість моделювати. Працюючи в режимі високого ризику, крайньої невизначеності і постійного дефіциту часу на роздуми, управлінець не може не допускати помилок [14, 354]. Корпоративна система створює фундамент для розгортання "ігрового поля керівника", надаючи можливість моделювати події, що вже відбулися, так і майбутні події.

Вибір і впровадження КІС — необхідний і важливий етап, але на цьому етапі не можна зупинятися. Адже КІС — це системи "низького" рівня. Керівнику ж потрібна добре підготовлена і наочно представлена інформація у вигляді графіків, діаграм. Тобто, потрібні інформаційно-пошукові системи, спеціальні програми візуалізації і презентації інформації для вищого керівництва, нові підходи типу "ситуаційної кімнати", "кабіни управління", які, зокрема, можуть служити тренажерами для менеджерів.

Ведучі вітчизняні і зарубіжні розробники такі рішення вже починають пропонувати. Управління взагалі, а у сучасних умовах особливо, являє собою багаторівневий і багатомірний нетривіальний процес, який вимагає інформаційної підтримки, але не вичерпується нею. Інформаційна система не завжди підкаже досвідченому керівнику верне вирішення проблеми, що виникла, у кінцевому рахунку, вирішувати проблему буде він сам, використовуючи свій досвід, інтуїцію, інтелект і т. ін., однак допомогти керівнику приймати менше помилкових рішень, заощаджувати дефіцитні нині ресурси, система може вже сьогодні.

3.3. Порівняльна характеристика інформаційних технологій

документаційного забезпечення установи

Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об'єкта і є основою для прийняття управлінських рішень. У процесі розроблення інформаційного забезпечення варто визначити:

  • склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для розв'язання комплексу задач;

  • структуру інформації та перетворення її, тобто формування показників документів;

  • характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, маршрути, терміни;

  • характеристику якості інформації;

  • способи перетворення інформації.

Організація інформаційного забезпечення ведеться паралельно з програмним забезпеченням та інформаційною технологією, зорієнтованою на кінцевого користувача. Інформаційне забезпечення інформаційної системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне.

Основою інформаційного забезпечення інформаційної системи є інформаційна база (ІБ), що використовується у функціонуванні інформаційної системи. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, які розв'язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньомашинну інформаційна база. Структуру інформаційного забезпечення наведено на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Структура інформаційного забезпечення

Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобів обчислювальної техніки. Основним носієм інформації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо). Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).

Вхідна документація містить первинну, необроблену інформацію, що відображає стан об'єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення. Документи класифікуються за рядом ознак, наприклад:

  • за сферою діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські тощо);

  • за відношенням до об'єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);

  • за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

  • за призначенням (розпорядні, виконавчі, комбіновані);

  • за об'ємом операцій, які відображаються (одноразові та звітні);

  • за способом використання (разові й нагромаджувальні);

  • за способом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).

Вхідні документи у свою чергу діляться на оперативні та нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибуткові документи, видаткові тощо.

Вхідні інформаційні повідомлення (документи) та розміщена в них інформація класифікуються:

  • за строками подання:

  • регламентні документи, для яких визначено термін виконання й подання;

  • нерегламентовані документи, які виконуються за запитом;

  • за функціональними напрямами діяльності:

  • правові та нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державної влади та управління), організаційно-методичні документи (накази, директиви, інструкції, методики, рішення колегій тощо);

  • документи з обчислення та обліку;

  • документи з контрольної роботи.

Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основні потоки інформації в структурі функціонування. Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат. Вихідні документи також мають свою класифікацію [25, 64]. Вони діляться на:

  • призначені кінцевому користувачеві;

  • які використовуються інформаційною системою для розв'язання інших задач (транзити);

  • які використовуються для розв'язання задач на наступному стані.

Вихідна інформація охоплює звітно-згруповані дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення, головним чином, на друкованому пристрої ЕОМ. До вихідних зведень висуваються такі вимоги. Склад показників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінських цілей. Особлива увага зосереджується на достовірності даних, які відображаються, їх логічному розміщенні. Звіти повинні видаватися в зазначені терміни, в регламентному режимі, відповідаючи на запит. Усе це дає можливість одержати на ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу та придатна для використання на будь-якому рівні управління. Розроблення форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованого оброблення економічної інформації та знаходить відображення у проектній документації, пов'язаній із розробленням інформаційного забезпечення. У бухгалтерському обліку прийняті форми документації регулюються чинними єдиними нормативними актами, правилами та інструкціями. Уся документована інформація забезпечує приведення безлічі економічних показників у певну систему з метою встановлення термінологічної єдності, однозначності опису, зв'язку між показниками. Наприклад, структура системи показників у бухгалтерському обліку розподіляється по різних ділянках обліку: праці й заробітної плати, матеріалів, основних засобів тощо.

Loading...

 
 

Цікаве