WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

Організація документаційного забезпечення установи - Курсова робота

3.2. Види інформаційних технологій

Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв'язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

На рівні операційної діяльності вирішуються такі задачі:

  • опрацювання даних про операції, які здійснює фірма;

  • створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

  • одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

Прикладом може послужити щоденний звіт про надходження і видачу готівки банком, який формується з метою контролю балансу готівки; або ж запит до бази даних по кадрах, який дозволить одержати дані про вимоги, що висуваються до кандидатів на певну посаду. Існує декілька особливостей, пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:

  • виконання необхідних фірмі задач по опрацюванню даних. Від кожної фірми закон вимагає наявності та збереження даних про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на фірмі. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути:

  • інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

  • вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

  • виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

  • виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

  • використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірми мають докладний характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

  • акцент на хронологію подій;

  • вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.

Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхнього збереження створюються бази даних.

Стосовно створення звітів (документів) слід зазначити, що у інформаційній технології опрацювання даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за вимогою у зв'язку з проведеною фірмою операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року.

Метою інформаційної технології керування є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні керування. Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи керування і використовується при більш поганій структурованості розв'язуваних задач, якщо їх порівнювати з задачами, які розв'язуються за допомогою інформаційної технології опрацювання даних. Інформаційна технологія керування ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників різноманітних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керування фірмою. Інформація, що поставляється нею, містить відомості про минуле, дійсне і ймовірне майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів.

Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути подана в агрегованому вигляді, так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, причини відхилень, що виникли, і можливі варіанти вирішення проблеми. На цьому етапі розв'язуються такі задачі опрацювання даних:

  • оцінка планованого стану об'єкта керування;

  • оцінка відхилень від планованого стану;

  • виявлення причин відхилень;

  • аналіз можливих рішень і дій.

Інформаційна технологія керування спрямована на створення різноманітних видів звітів. Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії.

Спеціальні звіти створюються за вимогою керівників, або коли в компанії відбулося щось незаплановане. У підсумкових звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і подані у вигляді проміжних і остаточних результатів по окремих полях. Порівняльні звіти містять дані, отримані з різноманітних джерел або класифіковані по різноманітних ознаках і використовуються для порівняння.

Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру. Використання звітів для підтримки керування є особливо ефективним при реалізації так званого керування по відхиленнях. Керування по відхиленнях припускає, що головним змістом одержуваних спеціалістом даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів керування по відхиленнях до звітів, які створюються, висуваються такі вимоги:

  • звіт необхідно створювати тільки тоді, коли відхилення відбулося;

  • відомості у звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;

  • усі відхилення бажано показати разом, щоб спеціаліст міг уловити існуючий між ними зв'язок;

  • у звіті необхідно показати, кількісне відхилення від норми.

Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення вигляді. Зміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до спеціалістів, які беруть участь у прийнятті рішень в організації. База даних, що використовується для одержання зазначеної інформації, повинна складатися з двох компонентів:

  • даних, що накопичуються на основі оцінки операцій, проведених фірмою;

  • планів, стандартів, бюджетів та інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкта керування (підрозділи фірми).

Закон України "Про Національну програму інформатизації" визначає загальні засади формування, виконання та коригування Національної програми інформатизації. Під інформатизацією цей Закон розуміє сукупність взаємопов'язаних організаційних, правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних, виробничих процесів, що спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб громадян та суспільства на основі створення, розвитку і використання інформаційних систем, мереж, ресурсів та інформаційних технологій, які побудовані на основі застосування сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки.Існує декілька підходів до інформатизації.

Автоматизацію окремих підрозділів, процедур чи ділянок роботи (так звану "клаптеву" автоматизацію) часто лають і протиставляють комплексним системам автоматизації. Недоліки такої автоматизації очевидні: постановниками задач (замовниками розробок) у цьому випадку є представники служб установи. Достатньо зрозуміти алгоритм, за яким діє персонал, закодувати його, протестувати, впровадити і отримати користь від того, що все робиться набагато швидше, до того ж і помилок, незмінно властивих людям вдається позбутися. Метою автоматизації при цьому стає консервація положень, що склалися, увічнювання існуючої технології із всіма її вадами і недоліками.

З іншого боку, важко уявити установу, яка не має (нехай і негативного) досвіду "клаптевої автоматизації", застосовувала різноманітні програмні засоби, і при цьому бадьоро взялася за комплексну автоматизацію своєї діяльності.

"Клаптева автоматизація" — такий самий етап розвитку, як засвоєння базового програмного забезпечення (MS Word чи MS Excel), важливо тільки не затриматися на черговому етапі, вчасно перейти до наступного — у цьому й полягає мистецтво управлінця. Перше, що необхідно — це сильне і усвідомлене бажання перших осіб змінити систему прийняття управлінських рішень. Не відмовляючись від досвіду і інтуїції, доповнити їх відповідною інформацією з метою прийняття рішень більш свідомо і менш імпульсивно.

Класичний процес прийняття рішень досить складний і включає в себе, зокрема:

  • збирання, перевірку і аналіз інформації;

  • підготовку можливих варіантів рішень;

  • вибір рішення (з урахуванням стратегії установи, короткострокових і довгострокових можливих наслідків цього рішення);

  • організацію його реалізації;

  • облік та контроль реалізації;

  • аналіз результатів;

  • вироблення корегувальних впливів.

Loading...

 
 

Цікаве