WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Автоматизація обліку загальновиробничих витрат на прикладі ВАТ «Балтський МКК» Балтського району Одеської області - Курсова робота

Автоматизація обліку загальновиробничих витрат на прикладі ВАТ «Балтський МКК» Балтського району Одеської області - Курсова робота

Для побудови автоматизованої системи обліку загальновиробничих витрат в даній роботі застосовано програмне забезпечення у вигляді СУБД Access, а також технічне забезпечення у вигляді IBM-сумісного персонального комп'ютера. Свій вибір на СУБД Access ми зупинили через те, що пакет Microsoft Office є одним з найбільш поширених офісних пакетів. Оскільки всі програми Microsoft Office є сумісними між собою, то це дасть можливість використовувати дані з спроектованої бази для створення текстових документів Microsoft Word та для аналізу у Microsoft Excel.

Структура бази даних повинна включати множину реквізитів, що є необхідною і достатньою для задоволення тих вимог, які ставляться перед обліковою службою, законодавством та апаратом управління підприємством.

Проведемо проектування бази даних для нашої предметної області. Перший крок полягає у визначенні інформаційних потреб бази даних. На цьому етапі необхідно з'ясувати такі питання: чи зможе нова система об'єднати існуючі програми або їх необхідно буде кардинально переробляти для спільної роботи з новою системою; які дані використовуються різними програмами; чи зможуть програми спільно використовувати які-небудь із цих даних; хто буде вводити дані в базу й у якій формі; як часто будуть змінюватися дані; чи достатньо буде для даної предметної області однієї бази або буде потрібно декілька баз даних із різноманітною структурою.

При створенні бази даних, призначеної для обліку загальновиробничих витрат в якості функціональної діяльності можна ідентифікувати отримання даних з задач обліку оплати праці, обліку основних засобів, обліку МШП, робіт і послуг тощо. Визначившись з задачами необхідно вибрати всі потрібні для ведення обліку реквізити.

  1. Облік загальновиробничих витрат при застосуванні ЕОМ

По закінченню проектування бази даних користувач має можливість працювати з отриманою інформацією. Але вся інформація буде вводитись лише у вигляді таблиць. Це може бути незручно і привести до збільшення помилок при введенні інформації. Тому для більшої зручності внесення інформації пропонується повести наступний етап – проектування екранних форм. На цьому етапі розробляється електронна копія первинного документу.

Перед початком проектування необхідно визначити документи, які підлягають вивченню і аналізу, встановити задовольняють чи ні діючі форми вимогам машинної обробки, чи відображають вони специфіку виробництва. При проектуванні форм вхідних документів виникає дві проблеми: перша пов'язана із проектуванням змісту (інформації) документу, який включає склад реквізитів і показників, які будуть в нього входити. Друга проблема заклечається в проектуванні геометрії документів, тобто розміщення реквізитів у формі документів. Зони документів можуть бути лінійними і табличними.

При застосуванні електронно-обчислювальних машин практично вся інформація зосереджена у системі масивів інформації, які складають базу даних підприємства. Отже, в умовах автоматизації облікового процесу вхідна інформація може бути отримана як з документів на звичайних паперових носіях з візуальним сприйманням, так і на машинних носіях [22].

Головною метою проектування форм вхідних документів є зменшення реквізитів, які заповнюються вручну та забезпечення максимальної точності вхідної інформації та розрахунків.

Для спроектованої бази даних необхідності в екранних формах, для безпосереднього введення даних, немає через те, що ми обумовили надходження даних з інших задач автоматично. Але для контролю надходження на можливості корегування даних будемо такі форми використовувати. Розробимо також форму для перевірки рознесення витрат за статтями.

Форми для перевірки даних будуть розроблені у вигляді первинних документів тих задач, звідки надходить інформація. Це форми, розроблені з таких первинних документів: "Табель обліку використання робочого часу", "Обліковий листок праці і виконаних робіт", "Обліковий лист тракториста-машиніста", "Шляховий лист вантажного автомобіля", "Накладна внутрігосподарського призначення", "Лімітно-забірна картка" та інші.

Всі ці екранні форми будуть представлені як складні. Всі вони будуть мати всередині підлеглу форму у вигляді таблиці. Це обумовлено тим, що первинні паперові документи є багаторядковими.

В даній формі для редагування відкриті тільки поля, які відповідають за рознесення витрат. Дозволяється виправити значення субрахунку, рахунку по дебету чи кредиту і безпосередньо код статті витрат при наявності помилок. Номери первинних документів, назви, суми редагувати забороняється, такі зміни можна буде внести безпосередньо тільки в формах первинних документів.

В додатку Д наведено проекти екранної форми первинного документу для проведення звірки даних. Форма даного типу є універсальною і може бути використана в інших закладах і підприємствах. Наведена форма є складною, тому що в ній використовується підлегла форма.

Завдяки використанню елементів форми ("поле зі списком") в СУБД Access кількість атрибутів, які ми вводимо зменшилась. Такі атрибути, як "Назва матеріальних цінностей", "Одиниця виміру" вибираються із списку елемента "поле зі списком", який пропонується формою.

Всі інші екранні форми будуються аналогічно до вказаної вище, але враховуючи всі особливості побудови первинного документа на основі якого вони проектуються.

При веденні будь-якого обліку основним завданням є отримання кінцевого результату, тобто звітних або вихідних документів з розрахунковими параметрами.

Тому, наступним етапом проектування інформаційного середовища є проектування вихідних документів. При створенні інформаційної системи по обліку загальновиробничих витрат необхідно отримати такі звітні документи: "Відомість аналітичного обліку загальновиробничих витрат за період", "Відомість відхилень від норм фактичних витрат", "Відомість розподілу загальновиробничих витрат по статтях витрат" та інші.

Превагою автоматизованої системи обліку є те, що крім обов'язкових та звичайних звітних форм в любий час користувач може отримати інформацію про стан задачі.

Необхідною умовою проектування звітних форм (машинограм або відеограм) є те, що вони повинні мати зміст стандартних (паперових) бланків. Вихідна інформація формується в регламентному і запитному режимах. В регламентному режимі отримують вихідні документи, що регламентовані по строках і змісту. До цієї мети вихідні документи формуються в повному об'ємі і є звітними документами бухгалтерського обліку.

В запитному режимі вихідна інформація видається згідно вимоги користувача.

У Microsoft Access вихідні документи проектуються у вигляді звітів.

Звіт – це гнучкий і ефективний засіб для організації даних при виведенні на друк. За допомогою звіту є можливість вивести необхідні відомості в тому вигляді, у якому потрібно. Для створення зв'язку між звітом і вихідними даними приміняються елементи управління. Ними можуть бути поля, що містять імена або числа, надписи для заголовків, декоративні лінії для графічного оформлення звіту.

Вся інформація у звіті розбивається на такі розділи: заголовок звіту, верхній колонтитул, область даних, нижній колонтитул та примітки звіту. Якщо в звіті проводяться групування даних, то додатково виводяться такі розділи як заголовок групи та примітки групи. При друці розділи розташовуються на сторінках у визначеному порядку.

З вище вказаного можна зробити висновок про те, що система управління базами даних Microsoft Access дає змогу отримувати будь-які вихідні документи в будь-якому розрізі залежно від конкретних потреб бухгалтера або аудитора. У додатку Е наведений проект форми вихідного документа. В даній задачі безпосередніх вихідних форм немає. Отримані дані та розрахунки передаються в інші задачі, де і включаються до відповідних вихідних документів. Тому ми запропонували створити вихідні форми документів для перевірок рознесення витрат за статтями витрат та по галузях виробництва.

Перевагою електронних звітних форм є те, що вони заповнюються повністю автоматично, без участі працівника. При цьому значно підвищується точність розрахунків. Іншим важливим моментом є те, що в дані до звіту заносяться автоматично і їх неможливо змінити, не змінивши первинні дані. Таким чином підвищує надійність і достовірність даних.

Аналогічним чином розробляються і інші вихідні документи, згадані вище. Крім того, залежно від конкретних потреб можна розробити і інші нестандарті вихідні документи.

Таким чином, комплексний підхід до обліку, контролю, аналізу й управління основними засобами в умовах створення і ведення інформаційної системи дозволить оперативно одержувати всі необхідні дані за визначений період і істотно підвищить рівень управління фінансово-господарською діяльністю товариства.

Loading...

 
 

Цікаве